´╗┐
privacybeleid
Privacybeleid

Privacyreglement stichting exploitatie en beheer troephuis Holten

Hierna te noemen “de stichting”

 

NB. De aan de stichting verbonden vrijwilligers vallen onder het privacy regelement van de scoutingvereniging BE St. Joris Overijssel. Zie hiervoor www.bestjorisoverijssel.nl

 

De stichting verwerkt persoonsgegevens.
Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De stichting houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
  1. Uw persoons- en/of organisatiegegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type gegevens zijn beschreven in dit Privacy Reglement.
  2. Verwerking van deze gegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  3. Vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens.
  4. Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  5. Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt; dan wel wettelijk vereist.
  6. Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

 

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens

 

Uw persoonsgegevens worden door de stichting verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

 

  1. het afsluiten van verhuurperioden van de blokhut
  2. het communiceren over zaken aangaande verhuur
  3. het financieel afwikkelen van het verhuur
  4. registratie t.b.v. nachtregister (wettelijk vereist)
  5. registratie t.b.v. toeristenbelasting (wettelijk vereist).
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:

 

  1. Voornaam
  2. Achternaam
  3. Adres en e-mailadres
  4. Naam organisatie/groep
  5. Naam van administratie waarheen factuur verzonden wordt
  6. Geboortedatum
  7. Telefoonnummers

 

Registratie
Bij het invullen van de bovenstaande gegevens geeft u ons toestemming uw gegevens in ons systeem te verwerken. De gegevens van de huurder worden via de website digitaal aangeleverd en worden verwerkt in het administratieve systeem van penningmeester en medewerker verhuur. Aan het beheer wordt, voor overdracht relevante, informatie digitaal aangeleverd. Op de verhuurkalender is zichtbaar welke groepen wanneer de blokhut gehuurd hebben. De gegevens in de verhuurkalender worden na 1 jaar vernietigd. Overige administratieve gegevens worden drie jaar bewaard tenzij de regels inzake wettelijke bewaartermijnen andere termijnen eisen. Eventuele bijzonderheden aangaande verhuur worden gedurende 5 jaar bewaard en zijn alleen voor intern gebruik bestemd.
Het bij aanvang van de verhuurperiode uitgereikte formulier wordt gebruikt voor opgave toeristenbelasting en nachtregister (nodig voor het geval van calamiteiten).

 

Financiële gegevens
Alleen de penningmeester van Stichting heeft kennis van het IBAN rekeningnummer).

 

Online media
De stichting maakt gebruik van e-mail en WhatsApp om te communiceren met huurder en om de medewerkers van de stichting op de hoogte te houden in zake verhuur.

 

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een data-lek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een data-lek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat betrokkenen worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

 

Verstrekking aan derden
Wij kunnen persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht of toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons zou opvragen. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

 

Bewaartermijn
De stichting bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

 

Recht op vergetelheid en inzage in gegevens
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid of inzage in gegevens reageert de stichting binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden aan de penningmeester.

 

Opgemaakt mei 2018

 

Het privacybeleid kunt u HIER als pdf bestand downloaden.